Fejleszthető e egy szervezet komplex intelligenciája?
Mitől lesz több ezer hangya együttesen egy tökéletesen működő szervezet?
Mitől lehet sok menedzserből egy tökéletesen működő team?
A hatékony irányítás egyik alapja, hogy egy szervezet képes e adekvátan és gyorsan reagálni a környezet változásaira. Az üzleti sikerhez sokszor az üzleti modell megváltoztatása is szükséges, ami magában foglalja egy új működési modell felépítését is.
Az önszerveződésre, önirányításra, tanulásra képes szervezeteknek nagyobb esélyük van az életben maradásra.
Az internet, a számítógép napi használata munkahelyi környezetben, nagymértékben megfosztja a dolgozókat attól, hogy személyes, spontán módon kerüljenek egymással kapcsolatba. A rovarokat, halakat, madarakat, illetve szervezeteket kutató szakemberek szerint érdemes tudatosan építeni az intenzív kommunikáció áldásaira. – A rovaroktól talán eltanulhatjuk az intenzív kommunikáció előnyeit. A gyakori, strukturált, tudatos, szervezeten belüli kommunikáció növeli, növelheti egy team vagy egy szervezet komplex intelligenciáját, és így hatékonyságát. A raj intelligencia talán a leghatásosabb – és leglebűvölőbb – éleselméjűsége azon összetett, közös viselkedés, mely abból adódik, hogy az egyedek egyszerű szabályokat követnek.
Az ember sokszor szenved a centralizált gondolkodástól, szeretjük a tevékenységeink szervezését egy központi irányítás alá rendelni.
„Az a mód, ahogy a rovarok, épületeket emelnek, és komplex feladatokat oldanak meg, egészen máshogy történik. A rovarok önszervező módon, közvetett és közvetlen kölcsönhatások, /találkozások/, „felhasználásával” dolgoznak. A rovarok hatékonysága tanulságos lehet a szervezetek számára is. A központi tervezés sok veszélyt rejthet magában és gyakran bizonyul hatástalannak”. (Swarm Intelligence: by Eric Bonabeau and Christopher Meyer; HBR)
A hangyák az alábbiakra támaszkodnak:
♦ Cél: egy hangya mindig pontosan érti és követi a célját: pl. táplálékszerzés, védelem kiépítése, új fészeképítés stb.
♦ Elköteleződés: a hangya abszolút személyes /egyedi/ elkötelezettséggel bír a célok elérése iránt – bár, gyakran úgy tűnik, hogy egy hangya a saját ritmusában masírozik fel s alá, de így is nyilvánvaló, hogy a kolónia célját szolgálja.
♦ Kultúra: egy hangya tökéletes környezetben él és dolgozik: olyan kultúrában dolgozik, amely az összes dolgozót támogatja abban, hogy megannyi lehetőséget kipróbáljon ahhoz, hogy teljesítse célját, anélkül, hogy a hibázásért bármilyen büntetésben részesülne.
♦ Rendszer: a hangyák olyan körülmények között dolgoznak, ahol fontosak a rendszerek, szabályok, a tapasztalatok, a tudásátadás. A hangyák automatikus kommunikációs rendszert használnak, ami révén nem kell újra, meg újra átgondolni azt, hogy bekapcsolja e, a jelzőrendszerét vagy sem / feromon rendszer/, illetve hogy eldöntse, hogy fontos ez vagy sem?
Az egyszerű szabályok szabály
Vajon a menedzserek képesek hasonló egyszerű szabályokat kidolgozni, hogy a cégük viselkedését a merev ’command-and-control’ rendszerek kiváltása érdekében alakítsák át?
Jim Donehey, amikor a Capital One informatikai igazgatója (CIO) volt alkalmazta a rovaroktól tanult szabályokat. - A hitelkártya üzletről ismert vállalkozás egy bank ’spin-off’ szervezeteként indult, 1994-ben az IT csoport 150 főből állt. De a különböző piacokra való gyors betörésének köszönhetően a Capital One nyaktörő sebességgel növekedett. Donehey rövidesen az új alkalmazottak cégbe integrálásával küszködött, mivel a szervezet öt éven belül 1800 fősre duzzadt és tíz városra terjedt ki a működése. Donehey felismerte, hogy az utasításos (command-and-control) menedzsment, amely hatékonynak bizonyult a Capital One növekedéséig, tarthatatlanná vált.
„A raj intelligencia modell Donehey-t annyira inspirálta, hogy négy egyszerű szabállyal állt elő. Ezzel biztosítva azt, hogy a szervezeten belül mindenki egyazon célok érdekében dolgozzon:
1/Mindig az üzlet érdekében végezz IT feladatokat (azaz tartsd szem előtt a cég üzleti céljait);
2/Hozz megfelelő gazdasági döntést (úgy költsd a pénzt, mintha sajátod lenne);
3/Légy rugalmas (ne csak egy gondolati keretben élj);
4/A cég többi munkatársa iránt légy maximálisan empatikus (amikor arra kérnek mások, hogy olyat tégy, amivel nem értesz egyet, lépj a cipőjükbe, gondold át, mit akarnak).
A szabályok elfogadtatása érdekében Donehey szétosztott a cég részlegvezetői között 10000 játékzsetont négy különböző színben, ezzel utalva az egyszerű szabályokra. Minden egyes részlegvezetőtől azt kérte, hogy az IT csoport munkatársainak adjanak zsetont akkor, amikor a négy irányelv bármelyikét követték. Egy évvel később a szabályok annyira beivódtak a szervezetbe, hogy azok az IT szervezet mantrájául szolgáltak. A munkatársak saját maguk hoztak döntéseket, kis csoportokban, felülről lefelé irányítással működtek. Az eredmény: a lemorzsolódási arány 4% alá esett, szemben az IT iparág egészét érintő 20%-al.” (Swarm Intelligence: by Eric Bonabeau and Christopher Meyer; HBR)
A közösségben élő rovarok három jellemző miatt sikeresek:
- Rugalmasság (a telep alkalmazkodik a változó környezethez);
- Szilárdság, megbízhatóság (még ha egy vagy több egyed hibázik is, a csoport elvégzi a feladatát);
- , önszervezés (a tevékenységek nem kontrolláltak központilag és nem felügyeltek helyben).
„A ’raj intelligencia’ egy igen értékes eszköz arra, hogy optimalizáljuk egy adott üzleti folyamat működését. A ’raj intelligencia’ működése sok esetben megkérdőjelezi a hagyományos „utasít-ellenőriz” működési mód létjogosultságát. A jövőben számos vállalkozásnak újra kell építeni önmagát az alapoktól, felhasználva az SI (Swarm Intelligence) elveit. Az eredmény egy tökéletes, önszervező vállalkozás, amely gyorsan és ösztönösen alkalmazkodik a változó környezetéhez.” (Learning from Ants; Joyce Wycoff)
A hagyományos, centralizált, utasít-ellenőriz féle irányítási mód mellett ideje felismernünk és alkalmaznunk az önszervezésre, önirányításra építő briliáns és igen hatékony munkamódot az üzleti környezetben.