BDO Kerekasztal – „Hogyan működtethető az SSC-be szervezett beszerzés?”
Április végén tartottuk meg az első BDO Kerekasztal beszélgetést, melynek helyszíne a BDO irodája volt és melynek során érintett SSC vezetők cseréltek véleményt a következő témákban:
- Benchmarkok: mérőszámok és mérési koncepciók összehasonlítása
- Partnering: partneri együttműködés a központ és az üzleti egységek között
- Best practice: folyamatok, eljárások, technológia, szervezeti megoldások
- CPI: folyamatos javítás módszerek a mindennapokban
Ezúttal a résztvevőkkel a beszerzési terület témakörét taglaltuk, lehetőségünk nyílt összevetni a világszínvonalúnak számító mintát az SSC-k által alkalmazott gyakorlattal.
SSC-be szervezett beszerzés világszínvonalú példája kontra Központba szervezett beszerzés az Önök SSC-jénél
Manapság egyértelmű tény, hogy az SSC modell tökéletesen működik a pénzügyi, adminisztratív, IT, Vevőszolgálati és HR feladatok esetében, ugyanakkor sokan vitatják annak a beszerzési tevékenységekre vonatkozó alkalmasságát.
A beszerzés egy tranzakciókban gazdag operatív funkció, ahol a szakemberek jelentős számú Maverick (szerződésen kívüli) esetet kezelnek és ennek köszönhetően széles körben még nem elterjedt a tevékenység SSC-be szervezése.
Azon vállalatok, melyek már Szolgáltató Központba szervezték és ezáltal mesteri szinten kezelik beszerzéseiket, egytől-egyig kiemelkedő pénzügyi teljesítmény javulást és 30% költség megtakarítást mondhatnak magukénak.
A Világszínvonalat képviselő beszerzési modell, melyet az 1. számú ábra részletesen bemutat megegyezik azzal a stratégiai céllal, melyet a Kerekasztal beszélgetésen részt vevő vállalatok képviselnek.
- számú ábra: Világszínvonalú beszerzési modell
Forrás: Achieving High Performance with Procurement Shared Services Centers Consulting Technology Outsourcing by Kris Timmermans & Sven Ruytinx, Accenture
A nyerő modell meghatározó tényezői
A költség megtakarítás egy örökzöld téma az SSCk prioritási listáján, bár a központok számára az igazi elismerés, ha szolgáltatási palettájukat hozzáadott értéket nyújtó és stratégiai tevékenységgel gazdagíthatják. Ez fontos lépés a valódi üzleti partnerség irányába. Az új generációs SSC-k azon szolgáltatások átvételére összpontosítanak, melyek a vállalati haszonkulcs növelését célozzák és keresik a teljesítmény javításának és a hozzáadott-érték növelésének útjait. (New era of outsourcing by Susie West).
- Hogyan válhat a Procurement-et végző SSC egy tranzakcionális szolgáltatóból valódi értéket képviselő üzleti partnerré?
- Stratégiai tervezés a Kategória manager-ek feladata, minden egyéb funkciót az SSC lát el (beleértve az ajánlati fázis és az aukciók lebonyolítását is).
- SSC végzi a beszállítók értékelését, mely vitathatatlanul hozzáadott értéket képviselő tevékenység, így nagymértékben erősíti a központ pozícióját a vállalaton belül.
- Beszerzés helye a szervezetben: a centralizálás során igen fontos és meghatározó, hogy a beszerzés mely szervezeti egységnek tartozik elszámolással. Az SSC mára már egyértelműen biztonságos megoldást nyújt a pénzügyi és adminisztratív tevékenységek centralizálására és hasonlóképp sikeres lehet a beszerzési tevékenységek központba szervezése is, amennyiben egy erős és befolyásos szponzor a pénzügyi és adminisztratív területről támogatja ezt a kezdeményezést.
- Technológiai megoldások:
- Az AP modul és funkció sikeres bevezetése és menedzselése a központban
- A beszerzés központba szervezésének fontos előfeltétele egy sztenderd technológiai alap lefektetése, a szerződések és a fizetési határidők számának racionalizálása, illetve a igénylők számának csökkentése (csoportonként vagy területenként egy kérelmező jól bevált gyakorlat mind a beszerzések minősége mind mennyisége szempontjából)
- Szerződések digitalizálása és a kapcsolódó workflow megoldás bevezetése által megvalósítható az átfutási idő drámai csökkentése.
- Elektronikus beszerzés alkalmazásának velejárója, hogy a 80/20 szabálynak megfelelően,míg a költségek vagy a szállítók80%-ára könnyedén alkalmazható az e-procurement megoldás, addig a maradék 20%-a esetében ez nincs így.
- A ‘Long tail’ elemek menedzselése
Beszállítók esetében a ‘Long-tail’ egyenlő a kontrollálatlan költéssel, mely nagy mértékben befolyásolhatja az SSC által nyújtott szolgáltatás hatékonyságát és minőségét. Az adott beszállítók egyenkénti vizsgálata, illetve e-procurement bevezetése esetükben egyaránt nem ideális megoldás. A BDO Kerekasztal résztvevői két potenciálisan jó megoldással álltak elő erre a problémakörre vonatkozóan:
- P-Card (Beszerzési kártya) alkalmazása a kis összegű vásárlások lebonyolításakor
- Az időigényes, kis tételeket felölelő tevékenységek kiszervezése (pl. épület-üzemeltetéssel kapcsolatos tevékenységek) a hatékonyság növelésének egy másik eredményes módja lehet
Hogyan mérhető a siker?
Bizonyos mérőszámokat egységesen alkalmaznak a regionális/globális beszerzési központok:
Pénzügyi mérőszámok
- Beszerzés általi megtakarítások
- Ellenőrzött kiadások a Teljes kiadás százalékában
- Költség megtakarítások az Ellenőrzött kiadások százalékában
- Beszerzés operatív költségei az Ellenőrzött kiadás százalékában
- Befektetés megtérülése
Beszerzési mérőszámok
- Időbeni teljesítések aránya
- Szállítói hibaszázalék
- Ügyfél elégedettség
- Beszerzési átfutási idő
A fentieken kívül a Kerekasztal beszélgetésen résztvevők a következő mutatókat alkalmazzák:
- Katalógus alapú beszerzések az összes beszerzés arányában
- Tény beszerzések a Kategória manager terveihez viszonyítva
- Beszerzési igényből automatikusan generálódott PO-k aránya
- Egyéni megtakarítások (egyéni célkitűzések)
- Tény megtakarítások értéke az előző évi megvalósult megtakarítások arányában
Beszerzési SSC kihívásai
A Szolgáltató Központok Beszerzéssel foglalkozó területe, az egyéb szolgáltatást végző SSC-khez hasonlóan, manapság egyre inkább szembesül a megfelelő készséggel illetve tapasztalattal rendelkező erőforrás-utánpótlás piaci korlátaival. A beszerzés esetében ezt nehezíti a jelöltekkel szembeni, tárgyalási készségre vonatkozó elvárás.
Egy másik, többször tárgyalt kihívás, mellyel minden SSC találkozik a költség csökkentés dilemmája. Azon vállalatok, melyek back-office tevékenységeiket SSC-be szervezték gyakran tekintik a költségcsökkentés és a folyamatos fejlesztések általi hatékonyság növekedést kizárólag a központ feladatának. Ez a jelenség a központ oldalán nagyon gyakran jár létszámcsökkentéssel és eredményezi az SSC-ben dolgozók fokozott leterheltségét és akár lemorzsolódását.
A BDO SSC Basics és SSC Advanced oktatási programjai az utánpótlási probléma megoldásában hivatott segíteni a Szolgáltató központokat.
Összefoglaló
A Kerekasztal résztvevői megerősítették, hogy az SSC modell tökéletesen működhet a Beszerzési tevékenységek központba szervezésekor és azok a vállalatok, melyek megteszik ezt a lépést jelentős előnyöket képesek realizálni:
- Növekvő megtakarítások Pénzügyi területen
- Egyéb központi funkciókkal való integráció (raktározás, logisztika, pénzügy és adminisztráció)
- Tárgyalási pozíció erősítése összevont vásárlások által, melyek növelik a mennyiségi rendelések illetve időben fizetések után járó engedményeket
- Házon belül rendelkezésre álló széles körű tapasztalat, tudás, készségek, beszerzés és szerződések
- Beszállítók formális kezelése
- Szerződések központi kezelése
- Technológia átfogó alkalmazása - e-procurement, e-auction
Partnereink kezdeményezésére további Kerekasztal beszélgetéseket is tervezünk, a következő alkalmak témakörei:
• A vevőszolgálat a vevők szolgálatában?
• Hogyan javítsuk a Költségtérítésekkel kapcsolatos kontrollt és áttekinthetőséget?