Napjainkban egyre gyakrabban találkozunk elektronikus számlákkal, gondoljunk csak például a közszolgáltatóktól kapott e-számlákra, melyeknek hála, egyre kevesebb papírral kell bajlódnunk.
Más vállalkozások körében is egyre elterjedtebb az elektronikus számlák kibocsátása, mivel számos előnye van a papír alapú számlákkal szemben, azonban fontos ismerni az e-számlák kiállításával, befogadásával és megőrzésével kapcsolatos részletszabályokat is, összefoglalónkkal ebben próbálunk segíteni.
Mi is az elektronikus számla? Milyen feltételeknek kell megfelelnie?
Az áfa törvény a következőképpen határozza meg az elektronikus számla fogalmát: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.
Ezzel kapcsolatban 3 kritérium támasztható:
- az eredet hitelessége
- a tartalom sértetlensége
- valamint az olvashatóság
Az elektronikus számla eredetének hitelességére és adattartalmának sértetlenségére vonatkozó követelményeknek történő megfelelése úgy is biztosítható, ha az elektronikus számlát az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti minősített elektronikus aláírással látják el; vagy az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) elektronikus adatként hozzák létre és továbbítják.
Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele a számlabefogadó beleegyezése, azonban ez nem feltétlenül jelent írásbeli szerződéses kitételt. A gyakorlatban akár a vevő ráutaló magatartása is elegendő, tehát ha a vevő befogadja az e-számlát, és nem emel ellene kifogást.
Az elektronikus adatcsererendszerben kiállított számla esetében viszont kötelező előzetesen és írásban megállapodni az EDI alkalmazásáról és használatáról.
E-számla esetén azt, hogy valóban befogadásra kerültek-e a számlák, a kibocsátó nem köteles ellenőrizni. A számlázási folyamat végén a kiállító elérhetővé teszi (elküldi e-mailben, vagy felteszi egy, a vevő által is elérhető portálra). Annak vizsgálata, hogy a befogadói oldalon megnyitották-e az e-számlát, már nem feladata a kibocsátónak.
EDI számla:
Az elektronikus adatcsererendszer csak kétszereplős, ilyenkor a számlán szereplő adatok megbízhatóságát, hitelességét a rendszer zártsága biztosítja, amely lehetetlenné teszi a kommunikációba történő bármilyen külső beavatkozást. Az EDI rendszernek így nem alapfeltétele az elektronikus aláírás, mivel lényegében két számítógép zárt kommunikációjáról van szó. Emiatt tehát a feleknek a már említett írásos megállapodásban tisztázni kell, hogy pontosan milyen formátumot használnak és a részletes technikai leírást is mind az EDI adatokról, mind pedig a rendszer használatáról.
Előnyei:
- Archivált adatok zárt, biztonságos rendszerben
- Bizonylatok nem módosíthatóak, törölhetőek
- Illetéktelen személy hozzáférése kizárt
- Adatok hozzáférése titkosított csatornán keresztül történik
- Bárhonnan elérhető és visszakereshető dokumentumok
- Költséghatékony kommunikációs adatátvitel (nincs nyomtatási, faxolási költség)
- Jelentősen kisebb adminisztrációs költség a számlafogadó oldalán is
PDF számla:
Pdf formátumú számla készülhet elektronikus aláírással; elektronikus aláírással ÉS időbélyeggel; valamint elektronikus aláírás nélkül, azonban ez utóbbi – és a vállalkozások között igen gyakori módszer - papír alapú számlának minősül, mivel nem felel meg maradéktalanul az e-számlával szemben támasztott 3 kritériumnak, mivel a tartalom sértetlensége nem biztosított. A tapasztalatok alapján az adóhatóság ellenőrzési gyakorlata azonban jellemzően kevésbé irányul annak vizsgálatára, hogy egy papír alapú számla hogyan került a vevőhöz, vagy hol került nyomtatásra.
Minősített hitelesítés szolgáltató (meghatározott jogszabályok alapján nyilvántartásba vett szolgáltató) által kibocsátott elektronikus aláírás a számla hitelességét és eredetiségét hivatott igazolni. Az elektronikus aláírás hitelességét jogszabály is elismeri. Egy elektronikus aláírás csak egy számlához tartozik és fordítva. Ha egy aláírt számlán bármilyen apró változtatás történik, akkor az aláírás már nem rendelhető hozzá, így az elveszíti a hitelességét.
Az elektronikus aláírás hitelesítés szolgáltatás nyújtása során egy hitelesítés szolgáltató úgynevezett tanúsítványt bocsát ki ügyfelei számára.
Elektronikus aláírás elkészítéséhez a tanúsítvány mellett szükség van az úgynevezett aláírás-létrehozó adatra is. Az aláírás-létrehozó adatot a tanúsítvány birtokosa, azaz az aláíró őrzi, míg a tanúsítványt a hitelesítés szolgáltató közzéteszi, hogy segítségével mások ellenőrizhessék a tanúsítvány segítségével létrehozott aláírásokat. A tanúsítvány érvénytelen lesz, ha érvényességi ideje lejár, vagy azt a kibocsátója visszavonja, vagy felfüggeszti. Az érvénytelen tanúsítvány alapján aláírt dokumentum olyan, mintha azt egyáltalán nem írták volna alá. Magyarországon minősített aláírás csak a Nemzeti Hírközlési Hatóság által nyilvántartásba vett, minősített hitelesítés szolgáltató által kibocsátott, minősített tanúsítvány alapján hozható létre, biztonságos aláírás-létrehozó eszköz segítségével.
Az időbélyeg a számla létrehozásának pontos időpontját adja meg. A 2013. január 1-től az időbélyeg már nem alapkövetelmény az elektronikus számlákon, azonban használatával az pontosan tudható, hogy a számla melyik időpillanatban készült.
Ha egy dokumentumon elektronikus aláírás és időbélyeg egyaránt szerepel, akkor nemcsak az bizonyítható, hogy a dokumentumot az a személy írta alá, akinek a tanúsítványa az aláírásban szerepel, hanem az is, hogy a dokumentumot az időbélyegben szereplő időpont előtt írta alá, és azóta nem változtatta meg.
Hogyan kell könyvelni az elektronikus számlát? – e-számlák kontírozása
A könyvelők részéről gyakori kérdés, hogy hogyan kerüljön az e-számlákra a kontírozás. Ezzel kapcsolatban csak az alapkövetelményeket kell teljesíteni, a technikai megoldást minden cégnek magának kell kialakítania.
A gyakorlatban ez vagy egy melléklet e-számlához való csatolásával valósítható meg, vagy egy iktatóprogram segítségével, vagy akár az is megfelelő lehet, ha az elektronikus könyvelési rendszeren keresztül biztosított a logikai kapcsolat, ahol pedig megtalálható a kontírozás.
Mire kell figyelni az e-számlák megőrzésekor? – archiválás
A digitális archiválás szabályairól szóló rendelet alapján a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.
A megőrzés történhet az elektronikus aláírásról szóló törvényben meghatározott
- legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzésével,
- zárt rendszer alkalmazásával, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a fenti követelményeknek
- előzetesen, írásban kötött szerződés alapján elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével
Elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum esetében az utólagos módosítás lehetőségének kizárása biztosítható az elektronikus dokumentumon a minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével is.
- Az elektronikus archiválás problematikája
Elektronikusan aláírt dokumentumok hosszú távú megőrzése esetén meg kell oldani az elektronikus aláírás érvényességének ellenőrzését akár több évtizedes időtávon is. Ennek során kezelni kell az elektronikus aláírások „elöregedése” problémáját, ugyanis a folyamatosan növekvő számítási hatékonyság, a hálózatba szerveződés lehetősége és a kriptográfia fejlődése idővel az elektronikus aláírások biztonsági meggyengüléséhez vezethet.
Az archivált dokumentumok későbbi megjeleníthetőségét és ellenőrizhetőségét is biztosítani kell, függetlenül attól, hogy az aláírást létrehozó és megjelenítő alkalmazásokat használják-e még, vagyis az alkalmazott szoftverek és ezek futtatásához szükséges felület, hardver elemek hosszú távú biztosítását is meg kell oldani.
Az adózási gyakorlatban ezzel kapcsolatosan fontos az archiválás helyének bejelentése, illetve figyelni kell arra is, hogy adóhatósági kérésre e bizonylatok is 3 munkanapon belül rendelkezésre álljanak, akár online hozzáférés biztosításával is.
Amennyiben a megőrzést az érintettek maguk látják el, kezelniük kell a különböző műszaki problémákat.
Ha például az utólagos módosítás lehetőségének kizárása úgy történik, hogy az elektronikus dokumentumot fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással látják el, és a megőrzésre kötelezett személy a megőrzési kötelezettségnek maga tesz eleget, akkor, ha több elektronikus dokumentumon helyeztek el egyetlen, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást, akkor azokat a megőrzés során is együtt kell kezelni.
Továbbá a megőrzésre kötelezett személy köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd a minősített időbélyeg-szolgáltató által kibocsátott időbélyeget elhelyeztetni a dokumentum elektronikus aláírásán, ha ilyen még nincs rajta elhelyezve.
Sajnos azonban a legtöbb esetben az elektronikus aláírás érvényességének karbantartásához (különösen hosszú távon) általában sem az aláírás létrehozója, sem az ellenőrzője nem rendelkezik kellő műszaki eszközzel és speciális szaktudással.
Mire figyel a NAV speciálisan az e-számlák kapcsán? – ellenőrzési gyakorlat
A jogszabály az elektronikus számla fájlformátumát határozza meg és nem a kibocsátás formátumát, tehát az elektronikus számla kibocsátható bármilyen formátumban, de a fájlformátuma kizárólag az állami adóhatóság által közleményben közzétett formátumnak megfelelő lehet.
Az elektronikus számla tehát kibocsátható például PDF formátumban a könnyebb megjelenítés érdekében, azonban a fájl formátuma kizárólag a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelő lehet.
Az elektronikus számlázás során az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok: txt, csv, dbf, mdb, xls, xml, illetve bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, amely nem tartalmaz formázott szöveget, illetve karaktereket, valamint nem találhatók a fájlban – a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül – utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik)
Adatgyűjtésre vonatkozó vizsgálat keretében előfordulhat informatikai vizsgálat is, mely során az adóhatóság inkább a gazdasági környezeten túl az adózó ügyvitelét, informatikai rendszerét, azok részeit, és a számlázó programot fogja vizsgálat alá vetni. Ugyanígy az archiválási rendszert is részletesen megvizsgálhatják, és ezek alapján rendszerszintű következtetéseket vonhatnak le az bizonylatok elektronikus kiállítására és megőrzésére vonatkozóan.