A világjárvány és az irodába való "fokozatos" visszatérésünk óta elkerülhetetlenül megváltozott valami a munkamódszereinkben - most már több mint három éve tapasztaljuk az otthonról történő munkavégzés hatásait. Ennek és hatásainak, illetve a változó, visszaváltozó, leginkább még mindig átalakuló munkakörülményeknek, módszereknek igyekszünk egy átfogó képet adni. A BDO nemzetközi hálózatának tagja, a BDO United Kingdom cikke a hibrid munkavégzés előnyeiről és buktatóinak elkerüléséről szól.
A hibrid munkavégzés egyik gyakran említett előnye, hogy az egyén úgy érzi, produktívabb tud lenni, az egyik aggodalom, amit hallunk, hogy a hibrid munka akadályozza a hatékony együttműködést. Ez a megváltozott munkavégzés bizonyos szempontból nem teszi lehetővé az eredményes csapatmunkát - az emberek a videók/képernyők mögé bújnak, esetleg visszaszoknak a zárkózottsághoz, befelé fordulóvá válnak, és nem olyan hatékonysággal kommunikálnak, mint korábban.
Ez nem feltétlenül az igazság, hanem egy folyamatosan formálódó nézőpont a covid utáni megváltozott munkaviszonyokkal kapcsolatban - írja Ian Bennington, a BDO Londoni irodájának vezető szaktanácsadója.
Mennyit őrzünk meg ma a covid előtti kultúránkból? Mit akarunk megtartani a jövőben, és hogyan alkalmazzuk az új munkamódszerünket, a hibrid modellt?
A valóság az, hogy már a covid előtt is együttműködtünk, a személyes csapatmunkán kívül e-mailben és telefonon keresztül is együtt dolgoztunk. Tisztában vagyunk-e azzal, hogy a hatékony együttműködés érdekében a kommunikáció szinte minden módszerét használjuk?
Igaz az, hogy a szemtől-szembeni interakcióval személyes kapcsolatokat hozunk létre - ez elengedhetetlen az emberi léthez, az összetartozás érzéséhez. Amennyiben nincs kapcsolat, hiányzik a kommunikáció alapvető aspektusa - a testbeszéd. A legtöbb kommunikációs jelzésünk a testbeszédből származik (a kommunikációnk 55%-a a testbeszéden keresztül történik).
Hogyan tudunk tehát továbbra is kapcsolatokat teremteni egy hibrid "munkamódszer" esetében? Hogyan tudunk hatékonyabban együttműködni, miközben másképp dolgozunk? Hogyan tudunk együttműködni, ha kihagyjuk a testbeszédet, amely alapvető fontosságú a kapcsolatteremtés szempontjából?
Míg egyesek a bezártságot abból a szempontból élték meg, hogy csökkentette a stresszt, az utazással elvesztegetett időt és növelte a családi és szabadidős lehetőségeket, mások a bezártságot elszigeteltséggel, szorongással, stresszel társították. Ha a szervezetünk és a vezetőink tartalmas együttműködést és kapcsolatot biztosítottak ez idő alatt, akkor az valószínűleg pozitívumként szolgált. Sok ember számára azonban ezek az érzések továbbra is megmaradnak, és potenciálisan meghatározzák, hogyan tekintenek a hibrid munkára.
A hibrid világban, ahol a távoli, otthoni és irodai alkalmazottak vegyesen, vagy akár teljesen távolról dolgoznak, az embereknek továbbra is együtt kell dolgozniuk, csapatokban és más csapatokkal együttműködve - a legfontosabb eszköz a több és hatékonyabb kommunikáció. Egy olyan kommunikáció, amely többirányú csatornát tesz lehetővé. Ilyen lehet az emberek közötti kapcsolatokat ösztönző kommunikáció, amelyet (időről-időre) személyes kapcsolatok támogatnak. A szervezet kultúrájához, jövőképéhez, céljához és értékeihez való kapcsolódást ösztönző kommunikáció, valamint a visszajelzést, tanulást és az ötletek megosztását ösztönző kommunikáció.
Ennek egyik módja, hogy felülvizsgáljuk a munkánkat meghatározó alapvető nézeteinket, és készen álljunk arra, hogy megváltoztassuk azokat a gondolatokat, amelyek már nem segítik a munkánkat.
Hiszen a valóság az, hogy a hibásan lefolytatott megbeszéléseket rosszul fogják lebonyolítani szemtől szembe és online is. Meg kell tanulnunk hatékonyan, hibrid módon dolgozni, ez azt jelenti, hogy meg kell értenünk és meg kell kérdőjeleznünk néhány alapfeltevésünket arról, hogyan történik a mindennapi munkavégzés. A hatékonyság nem megy egyik napról a másikra, hanem megfelelő mérlegelésre, új munkamódszerekre vonatkozó szabályokra (beleértve az értekezletek vezetését és irányítását is!), képzésre és időre van szükség a gyakorláshoz, valamint visszajelzésre arról, hogy mi működik/nem működik.
Öt tanács a hatékony hibrid munkamódszer kialakításához:
- Egyértelmű kommunikációs csatornák kialakítása: Biztosítsd a kommunikációs csatornák meglétét, hogy az alkalmazottak együttműködhessenek és kapcsolatban maradhassanak egymással, függetlenül attól, hol tartózkodnak.
- Egyértelmű elvárások felállítása: Határozz meg egyértelmű elvárásokat és irányelveket a hibrid munkára vonatkozóan, beleértve a munkaidő-beosztást, a válaszidőt és a rendelkezésre állást.
- Rugalmas munkarend biztosítása: Biztosítsd a munkavállalóknak a rugalmasságot, hogy megválaszthassák, mikor és hol dolgozzanak, hogy egyensúlyba hozzák a munka és a magánélet közötti igényeiket. Ez magában foglalja annak a körültekintő megválasztását, hogy a csapattagok mikor tartózkodnak az irodában - használd ki az "együttműködési vagy kapcsolatépítési időt", amikor az emberek az irodában vannak, vagy szervezz olyan programokat, hogy kapcsolatokat tudjanak építeni.
- Befektetés a technológiába és az infrastruktúrába: Fektess be a megfelelő technológiába és infrastruktúrába a távoli és az irodai dolgozók közötti zökkenőmentes kommunikáció és együttműködés lehetővé tétele érdekében.
- A bizalom kultúrájának ápolása: A bizalom kultúrájának kialakítása kritikus fontosságú egy olyan hibrid munkakörnyezetben, ahol a dolgozókat felhatalmazzák az önálló munkavégzésre, és felelősségre vonják őket a munkateljesítményükért.