A 2000. évi C. törvény a számvitelről (továbbiakban: SzTv) minden gazdálkodó számára előírja, hogy az üzleti év könyveinek zárását követően a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről egy könyvvezetéssel alátámasztott beszámolót adjon a gazdasági szereplők tájékoztatása céljából. A megfelelő könyvvezetés folyamatos alkalmazása és egy mindenre kiterjedő zárlati folyamattal elkészített beszámoló ténylegesen elősegítheti a megbízható és valós összkép kialakítását a beszámolót felhasználók számára.
A SzTv a könyvviteli zárlathoz a folyamatos könyvelés teljessé tétele érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és számlák technikai zárását sorolja. Az elvégzése gyakoriságában csupán arra vonatkozóan szabályoz, hogy a zárlati munkákat egy évben egyszer, a beszámoló elkészítésekor el kell végezni. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a gazdálkodó az általa szükségesnek ítélt időközönként ezt ne tehetné meg – havonta, negyedévente, félévente, amennyiben ezt a számviteli politikájában is rögzítette.
A könyvviteli zárlat lefolytatásával elkészül a beszámoló alátámasztására alkalmas főkönyvi kivonat. Hírlevelünk több megjelenésen keresztül mutatja be a főbb zárlati teendőket az egyes mérlegsorokhoz kapcsolódó feladatok és értékelési eljárások átgondolásán keresztül.
A SzTv kimondja, hogy a beszámolót eredményező zárlati munkálatok során alapvetően a vállalkozás folytatása elvéből kell kiindulni – kivéve, ha az elv érvényesülését eltérő rendelkezés akadályozza, vagy az elvnek ellentmondó tényező áll fenn - azaz az év végével elvégzendő értékelések is ezen alapelv figyelembevételével kell, hogy megtörténjenek. Az értékeléseknél fontos figyelemmel lenni a könyv szerinti értékeket befolyásoló tényezők tendenciájára is, azaz hogy tartósan érintik-e az adott eszközt. A SzTv értelmezésében tartósnak minősül a könyv szerinti érték és a piaci érték különbözete, ha az múltbeli tények vagy jövőbeni várakozások alapján legalább egy évig fennáll. A különbözet tartósnak minősül - fennállásának időtartamától függetlenül - akkor is, ha az az értékeléskor a rendelkezésre álló információk alapján véglegesnek tekinthető.
A SzTv kimondja azt is, hogy minden egyes eszközt és forrást egyedileg kell értékelni – egyedi értékelés elve, s minden egyes eszköz és forrás tételt leltározással is alá kell támasztani – mennyiségi felvétellel vagy analitikus egyeztetéssel. Az értékelési folyamatot érintő másik fontos alapelv az óvatosság alapelve és a teljesség elve, miszerint az értékelésnél minden olyan gazdasági eseményt figyelembe kell venni, amely a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat érinti, és amely a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált, a gazdálkodó tárgyévi eredményétől függetlenül.
Az immateriális javak és tárgyi eszközök egyeztetései:
- Az éves beszámoló kiegészítő mellékletének is kötelező eleme a tárgyi eszközök és immateriális javak tárgyévi változásait bemutató mozgástábla.Elkészítésekor a kiindulási alap az analitikus nyilvántartás, amelyet a főkönyvi értékekkel egyeztetni szükséges.
- Az analitikus nyilvántartás szerint tárgyévre elszámolt értékcsökkenés és a főkönyvben megjelenő értékcsökkenési leírás számla egyenlegének összevetése a lekönyvelt értékcsökkenés teljességének ellenőrzésére.
- Az üzemkörön kívüli ingatlanok esetében annak ellenőrzése, hogy reális mértékű értékcsökkenés került-e elszámolásra esetükben.
- Értékcsökkenés arányában elszámolandó hozamok passzív időbeli elhatárolásokból történő feloldás teljeskörűségének ellenőrzése:
- fejlesztési célra - visszafizetési kötelezettség nélkül - kapott, pénzügyileg rendezett támogatás
- elengedett, valamint a harmadik személy által átvállalt kötelezettség összege, amennyiben az a kötelezettség terhére beszerzett eszközökhöz kapcsolódik
- térítés nélkül (visszaadási kötelezettség nélkül) átvett eszközök, továbbá az ajándékként, a hagyatékként kapott, a többletként fellelt eszközök piaci - illetve jogszabály eltérő rendelkezése esetén a jogszabály szerinti - értéke
- Analitikus nyilvántartás szerint kivezetett eszközök nettó értéke és a főkönyvben elszámolt ráfordítások értékének összevetése az elszámolt ráfordítás pontosságának alátámasztására.
- Amennyiben a gazdálkodó tárgyi eszközei jelentős értékűek, akkor célszerű meghatározott időközönként – évente vagy több évente - fizikai leltárfelvétellel is meggyőződni az eszközök fellelhetőségéről és állapotukról. Egy leltár kiválóan alkalmas az eszközök fizikai avultságának tesztelésére is. A leltárkiértékeléskor a leltározás során azonosított sérült, rongálódott eszközök értékére terven felüli értékcsökkenést kell elszámolni, illetve amennyiben az eszköz selejtezésre kerül, akkor ki kell vezetni a könyvekből. A selejtezés tényét megfelelő dokumentumokkal szükséges alátámasztani, nem megfelelő dokumentáció esetén a selejtezés nem a vállalkozás érdekében felmerült költségnek minősülhet és társasági adóalap növelő tételként szerepeltetendő.
- Fordulónap utáni események esetleges befolyásoló hatásának megjelenítése – pl. jelentős káresemény miatt elszámolandó terven felüli értékcsökkenés.
- Felül kell vizsgálni az eszközök piaci értékének és könyv szerinti értékének viszonyát, amennyiben a piaci érték a könyv szerinti érték alatt van tartósan és jelentős mértékben, akkor terven felüli értékcsökkenés elszámolása indokolt. Amennyiben a piaci értékben javulás következik be, akkor a könyv szerinti értékig a terven felüli értékcsökkenés visszaírandó az egyéb bevételekkel szemben a következő évi záráskor.
- A befejezetlen beruházások tételeinek átvizsgálása – minden tétel, ami használatban van, az aktiválásra került-e, illetve vannak-e régóta befejezetlen tételek, ezek aktiválása várható-e a jövőben.
- A számviteli politika mérlegsorra érvényes rendelkezéseit felül kell vizsgálni és az értékelési, besorolási elvek betartását ellenőrizni kell.
- Beruházásokra adott előleg mérlegben történő besorolásának és a kimutatott érték megfelelőségének (előzetesen felszámított áfa nélküli összegben szerepeltették-e) ellenőrzése. Devizás előleg esetében el kell végezni az átértékelést is.
- Értékhelyesbítés alkalmazása esetén szabály, hogy az értékelést minden évben el kell készíteni és könyvvizsgálónak is jóvá kell hagyni. Kapcsolódóan a tőkében is az értékelési tartalék értékének aktualizálása szükséges.
- Alapítás-átszervezés és kutatás-fejlesztés esetében figyelni kell, hogy a kapcsolódó saját tőkében átvezetendő változások is megtörténjenek (lásd Hírlevelünk 3. része).
- Társasági adóalap módosító tételek meghatározása.
A befektetett pénzügyi eszközök egyeztetései:
- Analitikus nyilvántartások és főkönyv egyezőségének ellenőrzése.
- Felül kell vizsgálni a számviteli politika mérlegsorra érvényes rendelkezéseit és az értékelési, besorolási elvek betartását.
- Befektetett – forgóeszköz besorolás elkülönítése a mérlegben
- részesedésnél és értékpapírnál a vásárlási cél, illetve a futamidő befolyásolhatja
- adott kölcsönök esetében a szerződés a mérvadó
- Kapcsolt felekkel szembeni követelések elkülönítése a mérlegben – független a forgó- vagy befektetett eszköz besorolástól. Kapcsolódóan hasznos lehet a kapcsolt felekkel az egymással szembeni követeléseket – kötelezettségeket, hozamokat – ráfordításokat egyeztetni, ezáltal is elősegítve az év végi konszolidációt, amennyiben kötelezett rá a vállalatcsoport.
- Részesedések létezése – egyéb teendők előtt szükséges meggyőződnünk a részesedések fordulónapon is fennálló létezéséről egy aktuális cégkivonat segítségével
- Részesedések értékelése – független a forgó- vagy befektetett eszköz besorolástól. Kiinduló pontja lehet a részesedést adó társaság főkönyvi kivonata, tárgyévi beszámolója. Leggyakoribb a részesedést adó társaság saját tőkéjéből a befektetésre jutó rész alakulásának vizsgálata. Emellett a Számviteli törvény is számos más megközelítést említ, ilyen a gazdasági társaság tartós piaci megítélése, a piaci megítélés tendenciája, a befektetés (felhalmozott) osztalékkal csökkentett tőzsdei, tőzsdén kívüli árfolyama, annak tartós tendenciája.
- Értékpapírok értékelése – független a forgó- vagy befektetett eszköz besorolástól - piaci érték és könyv szerinti érték viszonya alapján. Amennyiben javulás következik be, akkor a könyv szerinti értékig az értékvesztés visszaírandó.
- Kölcsönök értékelése - független a forgó- vagy befektetett eszköz besorolástól – várható megtérülés alapján. Amennyiben valószínűsíthető, hogy a kölcsönbe vevő nem, vagy csak részben tud fizetni, akkor a várhatóan meg nem térülő rész értékére értékvesztés elszámolása indokolt. Amennyiben a későbbi években mégis történne törlesztés, akkor az elszámolt értékvesztés visszaírható az egyéb bevételekkel szemben a könyv szerinti értékig.
- Befektetett pénzügyi eszközökhöz kapcsolódó hozamok és ráfordítások teljeskörű elszámolásának ellenőrzése – pl. utolsó havi kamatbevétel kalkuláció alapján történő elhatárolása
- Devizában fennálló tételek fordulónapi árfolyamon történő átértékelése értékhatártól függetlenül meg kell, hogy történjen – ez a részesedések esetében is igaz.
- Társasági adóalap módosító tételek meghatározása.