2014. július 1.-jén hatályba lépett az új Számla-rendelet (23/2014. (VI:30.) NGM rendelet), mely „felváltja” a korábbi 24/1995 (XI. 22.) PM rendeletet. A nyomtatvány felhasználásával kibocsátott nyugta és számla, a számlázó programmal előállított számla, továbbá a számítógéppel előállított nyugta akkor minősül adóigazgatási azonosításra alkalmasnak, ha megfelel az e rendeletben foglalt előírásoknak.
Az új rendelet legjelentősebb újítása, hogy az adózóknak ezentúl külön be kell jelenteni az adóhatóság felé az általa használt számlázó program adatait.
MILYEN ADATOKAT KELL BEJELENTENI?
A használt számlázó program :
- nevét
- azonosítóját
- fejlesztőjének nevét, és - ha van- adószámát
- értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát
- beszerzésének, használata megkezdésének, vagy – saját fejlesztésű program használata esetén - a rendeltetésszerű használatbavétel időpontját
Online számlázó rendszer használata esetén az adózó köteles bejelenteni:
- a számlázó rendszer nevét és elérhetőségét
- az online számlázási szolgáltatást nyújtó nevét, adószámát
- az online számlázási szolgáltatás igénybevételének kezdő időpontját
MIKOR?
A bejelentés határideje:
- 2014. október 1. után beszerzett, használatba vett program esetén: a használatbavételt követő 30 napon belül;
- 2014. október 1-jét megelőzően beszerzett és 2014. október 1-jén még használatban lévő program esetén: 2014. november 15.
A bejelentésre szolgáló nyomtatvány jelenleg tervezet fázisban van, megnevezése várhatóan ’SZAMLAZO’ lesz és október 1-től lesz elérhető a NAV honlapján.
A fentieken túlmenően a használatból kivont számlázó programokról is külön adatszolgáltatást kell teljesíteni a fenti adattartalommal, a használatból történő kivonás időpontjának megjelölésével, az ezt követő 30 napon belül.
SZÁMLÁZÓ PROGRAMMAL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK
A számlázó programnak biztosítania kell az alábbiakat:
- kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozás
- nem magyarországi adószámon történő számla kibocsátásához a belfölditől elkülönített sorszámtartomány
- magyar nyelvű felhasználói dokumentáció
A dokumentációnak tartalmaznia kell:
- a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését.
- A számlázó program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre!
- Nem rendelkezhet a program olyan funkciókkal, amelyek nem szerepelnek a dokumentációban!
A dokumentációt az adózónak az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őriznie (akár elektronikusan is). A megőrzési kötelezettség érvényes a program valamennyi kiegészítésére, módosítására így a dokumentációkat verziószámonként kell megőrizni.
MEGHATALMAZOTTRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK
A számlakibocsátási kötelezettségnek az adózó meghatalmazott útján is eleget tehet. 4A meghatalmazást kötelező írásba foglalni. A meghatalmazottként eljáró személy, illetve szervezet által kibocsátott számlának az alábbiakat kell teljesítenie:
- papír alapon kibocsátott számla és elektronikus számla esetében: a meghatalmazott a számla másolatát haladéktalanul eljuttatja a számlakibocsátásra kötelezettnek;
- a számlázó programmal előállított számla esetében: a számlakibocsátásra kötelezett és meghatalmazottja előzetesen és írásban megállapodnak a számla előállítása során alkalmazott sorszámtartományról, amelyet a számlakibocsátásra kötelezett is köteles nyilvántartásában rögzíteni.
Az a személy, szervezet, aki egyidejűleg több számlakibocsátásra kötelezett meghatalmazottjaként jár el, ezen kötelezettségekről megbízónként elkülönített nyilvántartást kell vezessen.
A fentiek alapján érdemes áttekinteni a számlázási rendszereket és felülvizsgálni ezeket a felhasználás jogossága szempontjából, illetve, hogy ezek a rendszerek megfelelnek-e az új rendeletnek, és ez alapján dönteni az alkalmazott szoftverek további használatáról, vagy használaton kívül helyezéséről, új szoftver vásárlásáról.
Javasolt frissíteni a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását és a meghatalmazásokat is szükséges ellenőrizni, hogy minden szükséges adatot (pl. sorszámtartomány) tartalmaznak-e, a szoftverfejlesztőkkel pedig érdemes felvenni a kapcsolatot, és beszerezni a magyar nyelvű dokumentációt, és a bejelentéshez szükséges adatokat.
Kormos Rita
Könyvelési csoportvezető