Egyszerűsödtek a digitális archiválás szabályai
25 október 2018
2018. július 1-jén lépett életbe a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018 (VI.29.) ITM rendelet, mely felváltotta a korábbi, 2007-es szabályozást. A korábbi szabályozással kapcsolatban többször felmerült a vád, hogy a kapcsolódó adminisztrációs terhek meghaladják a digitális archiválás által elért előnyöket: ennek okán is született az új rendelet, mely részben a szabályok egyszerűsítését célozta.
A digitális archiválás fajtái részben megmaradtak:
- legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás alkalmazása (ebben az esetben harmadik felet, ún. bizalmi szolgáltatót is igénybe lehet venni);
- zárt rendszer (szoftver vagy más informatikai megoldás): csökkentek a követelményei;
- online bekötéssel érintett számlák esetén hash kód;
- elektronikus adatcsere rendszer (EDI) útján létrehozott elektronikus számla esetében az EDI rendszer alkalmazása.
Jelentős változás, hogy a fenti felsorolás már nem taxatív jellegű: azaz a szükséges feltételek teljesítése esetén (elvileg) lehetőség van más módszer alkalmazására is.
A két legjelentősebb egyszerűsítés az időbélyegző követelményének mellőzése, illetve az idén júliusban bevezetett online számlázás esetén alkalmazandó eljárás. Az időbélyegző alkalmazása eddig kötelező volt az elektronikus aláírással együtt, mely jelentős többletterhet jelentett az adózók számára. A 100 ezer forintot elérő ÁFA-tartalmú számlák esetében pedig a számlaadatok online beküldésekor minden számla kap egy ún. hash kódot, melynek megőrzésével teljesíthetőek a digitális archiválás követelményei ezen dokumentumok esetében.
Javasoljuk ügyfeleinknek megfontolni a digitális archiválás nyújtotta lehetőségeket, többek között a dokumentumok raktározási költségének csökkentése érdekében.