Augusztus 30-ig kötelező a gazdálkodó szervezeteknek bejelenteniük a Rendelkezési Nyilvántartásba az elektronikus kapcsolattartási elérhetőségüket, melynek az úgynevezett Cégkapu regisztrációval tudnak a vállalkozások eleget tenni.
MI IS AZ A CÉGKAPU?
A Cégkapu tulajdonképpen egy olyan biztonságos és hiteles tárhely, mely biztosítja a fent említett törvényben előírt biztonságos kézbesítési címet.
Lehetővé teszi tehát, hogy a cégek hivatalos levelezése elektronikus úton történjen a postai szolgáltatások helyett, biztosítva ezzel a kézbesítés igazolhatóságát, vélelmezhetőségét.
A vállalkozások és az elektronikus ügyintézést biztosító szervek (például az államigazgatási szervek, helyi önkormányzatok, bíróságok, ügyészségek, közjegyzők, közüzemi szolgáltatók) a cégkapun keresztül vehetik fel egymással a kapcsolatot, küldhetnek és fogadhatnak egymás között hivatalos leveleket, küldeményeket. A vállalkozások így egy helyen férhetnek hozzá az egyes szervekkel történő hivatalos levelezésekhez, azonban lehetőség lesz a szervezeten belül külön jogosultságok létrehozásához az egyes levelezésekhez való hozzáférések korlátozása érdekében.
KIK KÖTELEZETTEK?
A 2015. évi CCXXII. törvény értelmező rendelkezése szerint a gazdálkodó szervezetek.
Az egyéni vállalkozók továbbra is az ügyfélkapu szolgáltatással jogosultak az elektronikus kapcsolattartásra, ebből adódóan a regisztrációs kötelezettség ezt a kört nem érinti. Az ügyvédi irodáknak azonban szintén regisztrálniuk kell.
HOGYAN KELL REGISZTRÁLNI?
A regisztráció vagy online, vagy egy űrlap kitöltésével működik.
1.ONLINE REGISZTRÁCIÓ
Az online regisztrációt a cégnyilvántartásban szereplő cégek alkalmazhatják a cegkapu.gov.hu címen, fontos azonban, hogy ebben az esetben a cégjegyzésre jogosult képviselőnek saját nevében kell regisztrálnia.
2.ŰRLAPKITÖLTŐ ALKALMAZÁS
Abban az esetben kell az űrlapkitöltő alkalmazást használni, ha
- a szervezet nem szerepel a cégjegyzékben,
- a szervezet szerepel a cégjegyzékben, de a regisztráló cégképviselő együttes képviselettel rendelkezik, és a regisztráció elvégzésekor ő végzi el a regisztrációt a cégképviselő társa helyett is,
- a szervezet egy meghatalmazottja kezdeményezi a regisztrációt,
- sikertelen kimenetelű online regisztráció esetén.
Nagyon fontos, hogy a törvényben szabályozott kötelezettség a cégkapu által biztosított tárhelycím bejelentése a Rendelkezési Nyilvántartásba. A program fel fogja kínálni a cégkapu cím bejelentését is, mind az online, mind az űrlapos regisztráció esetén is azáltal, hogy alapértelmezett állapotban az „Engedélyezem a leendő cégkapu cím RNY (Rendelkezési Nyilvántartás) rendszerbe történő bejelentését” jelölőnégyzet ki van pipálva.
Ezt a jelölőnégyzetet érdemes kipipálva hagyni, mivel a mező üresen hagyása esetén a cégkapu címet külön be kell jelenteni a szervezet közhiteles nyilvántartásába, vagy a Rendelkezési Nyilvántartásba. A Rendelkezési Nyilvántartásba a tájékoztató szerint a cégkapu cím 2017 novemberétől jelenthető be.
MEDDIG KELL REGISZTRÁLNI?
A 2017. január 1-jén már létező gazdálkodó szervezetek 2017.augusztus 30-ig kötelesek az ügyintézési rendelkezésének nyilvántartásába az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségének, azaz a hivatalos elérhetőségének bejelentésére, melynek előfeltétele a cégkapu regisztráció.
A törvény azonban biztosít egy átmeneti felkészülési időszakot is 2017.12.31-ig, mely idő alatt még jogkövetkezmények nélkül teljesíthető a regisztráció.
2018. január 1-től pedig már kötelező a vállalkozások számára erről az elektronikus elérhetőségről történő kapcsolattartás az állami szervekkel. A bejelentést elmulasztó szervezetek ettől a naptól számíthatnak a szankciókra.
SZANKCIÓK
Amennyiben a gazdálkodó szervezet nem teljesíti bejelentési kötelezettségét, és így hivatalos elérhetőséggel nem rendelkezik (a cégjegyzékben bejegyzett e-mail cím nem elegendő!), az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az esetleges eljárását elektronikus kapcsolattartás nélkül is le fogja folytatni és egyúttal a kötelezettségének elmulasztása miatt kezdeményezni fogja a gazdálkodó szervezettel szembeni, törvényben meghatározott törvényességi felügyeleti eljárást vagy hatósági ellenőrzést.