A digitalizáció és az elektronikus megoldások az életünk számos területén felülírták a hagyományos folyamatokat, a COVID-19 járvány pedig még nagyobb lendületet adott a fejlődésnek. Mégis akadnak olyan digitális megoldások, amelyek a pandémia okozta kényszerhelyzet vont maga után, de a folyamatok a digitális átállás ellenére nem lettek egyszerűbbek.
A BDO nemzetközi hálózatának tagja, a BDO USA által közzétett blogbejegyzésben hasznos információkat olvashat arról, hogy milyen fő szempontokban történik különbség az elektronikus és az üzleti folyamatokat valóban megkönnyítő innovatív digitális megoldások között.
Az évtizedeken át tartó innováció a pénzügyi irodát a tranzakciók feldolgozásának szemléletéből a stratégiai pénzügyi irányítás szemléletévé alakította át. De még ezzel a fejlődéssel együtt is egyre összetettebb környezetben működnek a nonprofit szervezetek, amelyeknek egyensúlyt kell teremteniük a rutinfeladatok és az új feladatok, valamint a megnövekedett információmennyiség között.
Amikor a hatékonyabb működés témáját felvetik egy olyan szervezetnek, amelynek pénzügyi csapata elérte a kapacitását, nem ritka, hogy azt a választ kapják, hogy a csapat már használja a technológiát, és talán nincs is lehetőség további újításokra. Néhány kérdés megválaszolása azonban segíthet feltárni, hogy az általuk bevezetett új eszközök valóban átalakítják-e a folyamataikat, vagy csupán a manuális folyamatokat cserélték le digitálisra.
Az "digitális" és az "innovatív" kifejezés összemosása
A világjárvány következtében a legtöbb pénzügyi iroda kénytelen volt virtuális működésre áttérni. Érthető, hogy sokan nem tudtak stratégiai tervet készíteni az átállás előtt, és egyszerűen csak egy kézi munkafolyamatot replikáltak, amelybe elektronikus elemet, például e-mailt vagy más papírmentes opciót építettek be. Ezek közül a munkafolyamatok közül sok még ma is jelen van, de bonyolult megoldásokat jelentenek a szokványos feladatokra, mint például:
- A beszállítói számlák e-mailben történő elküldése üzenetmellékletként, az e-mail üzenet szövegében megadott jóváhagyási kérelemmel, majd az e-mail PDF formátumban történő elmentése igazoló dokumentumként, és a számla adatainak kézi bevitele a kifizetés feldolgozásához.
- Munkaidő-nyilvántartások kitöltése táblázatokon keresztül, amelyeket aztán kézzel felülvizsgálnak, kijavítanak és összesítik a bérszámfejtő rendszerbe történő kézi adatbevitelhez a feldolgozás érdekében.
- Közös elektronikus mappák használata a beszkennelt hitelkártya-bevételek összegyűjtésére, hogy a hónap végén táblázat segítségével manuálisan egyeztessék azokat.
Ezekben a példákban az a közös, hogy a munkafolyamaton keresztül haladó fizikai papírt digitális fájlokkal helyettesítik. Ezek a módosítások azonban valójában nem vezetnek be valódi változásokat a munkafolyamatokban, illetve nem jelentenek olyan innovatív technológiát, amelyet az adott munkafolyamat támogatására terveztek és alakítottak ki. Valójában az ilyen munkafolyamatok kevésbé hatékonyak és kevésbé működőképesek lehetnek, különösen nagy adatforgalmú környezetben.
Valódi innováció
Számos olyan innovatív technológiai megoldás létezik, amely növeli a pénzügyi csapat hatékonyságát és eredményességét. A következő egyszerű megoldások például segíthetnek a fenti helyzetek kezelésében:
- Használja a különféle digitális számlafizetési (AP) rendszerek egyikét, amelyek lehetővé teszik a szervezet által meghatározott engedélyezési munkafolyamatok alapján történő elektronikus számlavezetést, megkönnyítik a főkönyvvel szinkronizált digitális kódolást, és rendelkeznek mobilalkalmazással. Ezek az eszközök megkönnyítik az elektronikus befizetéseket is a szállítóknak, időigényes kézi adatbevitel nélkül.
- Vezessen be olyan digitális munkaidő-nyilvántartásokat, amelyek az adott szervezet bérszámfejtési technológiájával kompatibilisek, kiküszöbölve a lehetséges matematikai hibákat, megkönnyítve a fizetett szabadságok nyomon követését és a bérszámfejtéshez szükséges manuális bevitel nélküli szinkronizációt.
- Fontolja meg egy mobilalkalmazással rendelkező költséggazdálkodási rendszer alkalmazását. Az AP megoldásokhoz hasonlóan ezek az eszközök lehetővé teszik, hogy a hitelkártyabirtokosok lefényképezzék a bizonylatokat és egyéb dokumentumokat, az alkalmazáson belül kódolják és jóváhagyják, és megkönnyítsék a hó végi egyeztetést. A költségkezelő rendszerek hasonló módon automatizálják az alkalmazottak költségtérítéseit is.
Az elektronikus könyvelésen, munkaidő-nyilvántartáson és hitelkártya-kezelésen túl az innováció egyéb gyakran használt területei közé tartoznak:
- Automatizált pénzügyi beszámolók - beleértve a költségvetés és a valós adatok, az áttekintő táblázatok és az előrejelzések összehasonlítását -, amelyek csökkentik az adatok táblázatba való letöltésének szükségességét a manuális jelentéskészítéshez.
- A meghatározott paraméterek alapján automatikusan kiszámított költségfelosztások, hogy elkerülhetők legyenek az időigényes számítások.
- Dokumentum átirányító és tároló rendszerek, amelyeket úgy terveztek, hogy a fontos tételeket - beleértve a pályázati megállapodásokat, a pályázati jelentésekhez szükséges információkat és a szállítói szerződéseket - belső jóváhagyásra továbbítsák, és a végleges változatokat egy központi helyen tárolják.
Annak felmérésekor, hogy mely eszközök javíthatják a hatékonyságot, célszerű először a pénzügyi csapat számára leginkább időigényes területekre összpontosítani, szem előtt tartva azt is, hogy a csapat mire fordítaná az idejét, ha növelnék a kapacitást. Ez csak néhány a leggyakoribb innovációs területek közül, és ma már bizonyára nincs hiány a technológiai megoldásokból. A BDO segíthet a szervezeteknek felmérni a pénzügyi csapat infrastrukturális igényeit, beleértve a technológiai innovációk lehetőségeit, és segíthet a vonatkozó bevezetésekben és belső képzésekben. Ha kérdése van üzleti folyamatai hatékonyabbá tételével kapcsolatban, keresse a BDO Magyarország Digital csapatát!